Algunas ideas sobre Tecnologías de Información y Registros

Existe un área en la gestión de los estados que tiene poca visibilidad y más bien se les asocia a la trastienda de su operación, pero que resultan fundamentales para una adecuada operación de este, me refiero a los sistemas de registro de toda índole.  Prácticamente todos los servicios públicos tienen que mantener y almacenar información, las muchas de las veces en la modalidad de «Registros» públicos o privados.  Probablemente lo primero que se nos viene a la memoria cuando hablamos de registros de carácter nacional o inclusos locales son los registros de personas (civiles), tierras y empresas, sin perjuicio de que existen otros tipos tales como: automóviles, títulos profesionales y otros.

Es bueno identificar para estos registros sus principales atributos operacionales a la hora de diseñar procesos de modernización en particular cuando se buscan tecnologías que apoyen su operación.

Me permito levantar algunas de las características que tienen, siendo por cierto una mirada inicial en este espacio ya que un análisis más profundo requeriría de más tiempo y profundidad.  Un primer análisis de sus atributos principales nos permiten al menos identificar los elementos claves asociados a posibles soportes tecnológicos que estos puedan utilizar.

• Registros de personas (civiles): Corresponde a registros de habitantes de un país, muchos de estos registros además incluyen algunos de sus momentos de vida (nacimiento, matrimonio, divorcio, muerte y otros).  Son registros las muchas de las veces manuales, salvo excepciones en la región, que deben mantener historia por muchos años, no sólo de las personas vivas sino también de aquellas ya fallecidas.  Habitualmente (no siempre) están vinculados a sistemas nacionales de identificación.

• Registros de Tierras:  Correspondientes al catastro de tierras de propiedad del estado y de particulares, tanto rurales como urbanas.  En este catastro se reúne información identificatoria de los predios, de sus atributos y del tipo georeferencial (coordenadas), hoy con la masificación y baja de precios de dispositivos (GPS) de georeferenciación cada vez más presentes en estos formatos y con altos niveles de precisión, lo que no ocurría hace algunos años.  Estos registros adicionalmente juntan dicha información con datos de carácter legal (propietarios) y/o otra información propia del predio como características del tipo de terreno, lo cual implica atributos de uso y del impuestos territoriales.

• Registros de Empresas:  Estos registros almacenan información asociada a la constitución y vida de personas jurídicas (empresas, asociaciones, ONGs y otros).  La información contenida en estos registros identifica el tipo de organización (giro empresarial/negocio) y a las relaciones de propiedad por citar algunas.  Habitualmente cuentan con información de direcciones legales y comerciales, así como los poderes de representación legal de las organizaciones.

Dadas estas características generales es que podemos identificar algunos de los atributos que las soluciones tecnológicas de estos registros deben considerar, dependiendo de sus características y elementos constitutivos:

Registro Civil

• La data debe permanecer por muchos años, lo cual plantea importantes desafíos de formatos de almacenamiento y estándares  no propietarios para asegurar su acceso futuro.  Se trata de datos en su mayoría bastante estables.
• Se requieren altos niveles de confidencialidad y resguardos de acceso, ya que existe una cantidad importante  de información de carácter personal
• El potencial de usuarios que requiere acceder a la data es muy alto, ya que para muchas de las interacciones que un ciudadano tiene con el estado se requiere de data existente en estos registros
• Números únicos habitualmente asociados a cédulas de identificación, con los desafíos tecnológicos que presenta una cédula (chip, protección, datos biométricos, otros)
• Otro elemento que aparece en estos registros es el potencial asociado a la firma electrónica avanzada y su vínculo con el registro de personas

Registro de Tierras

• Datos en formatos y estándares de georeferenciación
• Complejos procesos de segmentación y unificación de paños
• Captura de datos en terreno para georeferenciación (planimetría aérea, gps en terreno)
• Múltiples usos de la data (empresariales, seguridad, desarrollo urbano y turístico)
• Alto potencial de innovación (por ejemplo aplicaciones del tipo Mashup)
• Fuerte vinculación con sistemas tributarios asociados a impuestos territoriales
• Alto nivel de intercambio de datos entre los registros y quienes hacen el mapeo, habitualmente residente en instituciones diferentes

Registro de Empresas

• Intercambio frecuente y muy profundo de datos con diferentes instituciones tanto públicas como privadas
• Datos de toda índole, económicos, tributarios, jurídicos, lo cual hace bastante compleja su estandarización
• Muy asociado a rankings de competitividad como el del foro económico mundial (WEF) y el Doing Business lo que hace que sus soluciones tengan mucha visibilidad.
• Habitualmente se buscan soluciones del tipo «Ventanilla Única» física o virtual

A la hora de seleccionar tecnologías que soporten estos procesos es que se deben considerar estos elementos para sus selección.