Ya de por sí, las iniciativas de digitalización son difíciles, pero esto se pone más cuesta arriba cuando los procesos asociados están mal diseñados, y la implementación de esas digitalizaciones se basan en reminiscencias del paradigma papel!

Hace unos días se produjo un evento que dejó en alerta a autoridades y usuarios del portal Tu Empresa en un Día. Plataforma digital que permite realizar el proceso de creación de una empresa en forma totalmente online. Este  proyecto que ya tienen algunos años, se ha difundido como un avance importante en materias de digitalización del Estado.

La semana pasada, y producto de un post del abogado Carlos Reusser, con un título muy sugerente Tu empresa en un día» o el Estado delincuente encendió como decía, las alertas de autoridades y usuarios.  El referido post, hacía mención a que al momento de solicitar un certificado de estatuto actualizado de una empresa, una de las funcionalidades de la plataforma, esta modificaba unilateralmente los estatutos, en particular eliminando algunas cláusulas.  Lo cual, dejaba caer un manto de duda de la confiabilidad del sistema, el mismo Reusser llegaba a plantear en en su artículo que podría tratarse de una ilegalidad.  

En su post Reusser planteaba entre otras cosas que (extracto del post):

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A partir de ese momento la plataforma de «Tu empresa en un día»permite, a los socios y todo el mundo, solo conociendo el número de RUT de la empresa, obtener una copia electrónica de los estatutos de la sociedad, de forma de verificar el nombre de los socios y ver qué fue exactamente lo que pactaron, siendo una copia auténtica para todos los efectos: de hecho viene firmada por un representante del Ministerio de Economía que CERTIFICA que lo que está frente a ti son los estatutos de la sociedad “que los socios o constituyente han suscrito conforme a la ley”.

Es una muy buena iniciativa, o esa creía hasta hoy cuando, comparando el certificado del estatuto que mis clientes firmaron hace meses (una empresa de venta de indumentaria de seguridad), con el certificado que el sistema me ofrecía ahora, me di cuenta que el documento había sido adulterado y le faltaban múltiples disposiciones, desapareciendo de golpe, entre otros, un gerente, un representante legal y ciertas reglas especiales establecidas por los socios sobre cómo querían llevar adelante la gestión de la empresa. Y para todos los efectos legales, la copia adulterada decía que ella era la auténtica, aun cuando los socios de la empresa habían consensuado un texto diferente.

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El certificado de estatuto actualizado es una funcionalidad de la plataforma. Dicho certificado no incluía las cláusulas transitorias de los estatutos originales, y el certificado era firmado electrónicamente por un funcionario del Ministerio de Economía.

Ante esto, el Ministerio de Economía entidad que lidera el proyecto y que hasta  hace algunos meses era quién administraba la plataforma, salió rápidamente a responder, con un comunicado de prensa bastante extenso (extracto del comunicado).

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No obstante, dado que pueden existir modificaciones a dichos estatutos sociales, tanto la ley como el reglamento que regula el sistema de empresa en un día, establece que el RES se encuentra facultado para otorgar un “certificado de estatuto actualizado” de las sociedades que se inscriban en el Registro. Tal certificado tiene por objeto mostrar una versión refundida del estatuto (su estado actual), dando cuenta de las claúsulas vigentes del mismo , en el cual se señala además, que no acredita la composición actual de los accionistas de una sociedad.

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Finalmente plantea que a partir de la fecha del comunicado, los futuros certificados, en el caso de existir cláusulas transitorias, estas no sería eliminadas.

Creo que este evento plantea algunas dudas, cosas y que es relevante analizar a la hora de abordar nuevos procesos de procesos de digitalización.

• En primer lugar, no existe un problema tecnológico, como algunas personas sugirieron en redes sociales. Es importante señalar que el documento original de los estatutos no fue adulterado, ya que si hubiera sido el caso, la firma electrónica avanzada se habría roto.
• Un problema similar podría darse en el mundo papel, como me lo confirmaron, por ejemplo: cómo cuándo se producen errores en extractos de escritura y constituciones, los que tienen que ser enmendados posteriormente.
• El hecho de que existan dos documentos plantea una problemática, el original (estatutos) y el otro un extracto reducido (sin cláusulas transitorias), ya que según el mismo sitio son el mismo (uno copia fiel del otro), el primero firmado por los socios de la empresa (estatutos) y otro firmado por un funcionario del ministerio.
• La decisión del Ministerio de eliminar cláusulas, no es del todo clara, en términos de su pertinencia y legalidad, no tengo los antecedentes y argumentos jurídicos para pronunciarme por aquello, pero claramente generan una confusión para el usuario.
• Cuando un proceso se migra desde el soporte papel al digital, no sólo se requiere utilizar tecnologías adecuadas, como la firma electrónica avanzada, sino que además hay que analizar adecuadamente que procesos se digitalizarán y cuales no.
• En un esquema digital a mi modo de ver, no tiene demasiado sentido tener documentos originales y otros que sean extractos/resúmenes, es decir, el certificado de los estatutos de una sociedad, son sus estatutos originales firmados por los socios. >Si se requieren que exista este “documento resumen” (de requerirse), también debería ser firmado por los socios.

Habrá que ver como evoluciona esto