El ecosistema judicial: una gran deuda de modernización

(Post publicado originalmente en el sitio polisDigital.cl en Junio de 2008)

Tal como lo plantea Mario Waisbluth en una entrevista, momios  y progresistas existen en todos lados, lo que necesitamos para avanzar en nuestro desarrollo digital es contar con una buena cantidad de progresistas, sea cual sea su color político.

Una de las reformas que desde el punto de vista del desarrollo digital y modernización del estado se requiere con urgencia es “reinventar” nuestro modelo de notarios y conservadores que tanto en sus prácticas como en su modelo operacional datan del siglo XVIII

Nuestro país muestra fuertes deficiencias en algunas variables asociadas a la competitividad y que dicen relación con todos los procesos de tramitación.   Según las evaluaciones que realiza el Banco Mundial denominada Doing Business (www.doingbusiness.org), nuestro país se encuentra en el ranking número 33, en algunas variables donde notarios y conservadores tienen algo que decir, tiempo promedio para transferir un bien raiz  es de 31 días, Chile está en el lugar 18 de 25 de la OCDE, en el caso  de iniciar un negocio en Chile se requieren de días, es decir Chile está en el lugar 22 de 25 países de la OCDE, ambos muy por debajo de nuestros paises referencia.

Hace algunos meses tuvimos un periodo de dimes y diretes asociadas a “los conservadores”, la cual se gatilló por razones judiciales y que derivó en una discusión profunda de la necesidad de modernizar su accionar, pero luego de un arduo debate y propuestas reformuladores de los notarios y conservadores, no se habló más del tema y al parecer todo quedó en “eso” muchas propuestas pero sin una voluntad real para modificarlo.

Permítanme analizar algunos elementos de nuestro ecosistema de notarios y conservadores y sus principales problemas:

• Cultura del papel: todos los procesos están basado en soporte papel y todos sus estados intermedio se realizan utilizando papel, múltiples firmas y aprobaciones.  Además existe la obligación de su almacenamiento en dicho soporte.
• Cultura del trámite: el proceso debe ser realizado en forma presencial lo cual conlleva altos costos de transacción.  El tramite online es descalificado.
• Poca seguridad: existe un estructura de mantención y almacenamiento de documentos físicos muy poco confiable en términos de seguridad.  ¿Qué ocurriría en algunas de las bodegas del conservador?
• Modelo operacional: El modelo de notarios y conservadores tiene una estructura organizacional extremadamente anticuada, con poca fiscalización, en el caso de los conservadores además tienen un monopolio asegurado con ingresos muy por sobre el valor del servicio que prestan, sino que les pregunten a “sus clientes”

El referido ecosistema muestra un estado de precariedad tecnológico que es pasmoso, más aún cuando el tipo de negocio en el que están, es hoy por hoy altamente tecnificable y sin demasiadas dificultades.  Los procesos de negocios de conservadores y notarios (gestión documental, autenticación segura, firma documental, archivo, flujos de trabajo),  cuentan con herramientas tecnológicas que los pueden hacer altamente eficientes, esto es, sistemas de gestión documental, mecanismos de firma y no repudiación y finalmente herramientas de workflow.  Hoy en día las herramientas tecnológicas para apoyar estos procesos se encuentran maduras y son estables, adicionalmente existe gran experiencia local para su implementación.

Al observar el proyecto de ley de reforma del sistema de notarios, conservadores y archiveros en su “Tercera parte – Plataforma Registral y Notarial Electrónica o Portal (página 34 en adelante)”, impulsado por el Ministerio de Hacienda pero que ha tenido una acogida bastante tibia por decir lo menos de otros sectores, define un conjunto muy importante cambios y modernizaciones para darle a este sector y mejoramiento significativo de su gestión.  En dicho proyecto se consagra el diseño de un Portal (electrónico) centralizado al cual se conectan en forma obligatoria tanto notarios como conservadores para ingresar/mantener instrumentos y escrituras públicas, desde un punto de de vista del diseño del portal en el proyecto se definen sus principales características:

Uso obligatorio por parte de notarios y conservadores

• Basado en estándares abiertos, supongo que esto se refiere al tipo de plataformas y los estándares de documento electrónico (XML y Firma Electrónica)
• Propiedad intelectual del diseño y los aplicativos es del Estado de Chile, al igual que la data contenida
• El portal se licita por un periodo de 10 años
• Acceso de los usuarios es gratuitos y libre a aquellos datos de acceso público
• Se utiliza la Firma Electrónica avanzada según la ley Nº 19.799 para firmar documentos e instrumentos públicos
• En aquellos caso en que el usuario no pueda realizar la transacción en forma electrónica el notario o conservador queda obligado a subir el documento en un plazo de 24 horas.

En el proyecto de ley adicionalmente se definen sus características funcionales básicas:

• Servir como soporte para extender y otorgar los instrumentos y escrituras públicas que señale la ley;
• Servir como soporte para inscribir los títulos e instrumentos mencionados en esta ley a propósito de los Registros que deben mantener los Conservadores;
• Permitir comunicaciones, notificaciones e intercambio de información entre Notarios, Conservadores, y otros organismos o instituciones, de conformidad con la ley;
• Permitir la integración y adscripción de otros registros del Estado, los que podrán recibir o entregar información del Portal en las mismas condiciones que los Notarios y Conservadores;
• Permitir el acceso al público de la información que éste contenga; y
• Conservar repertorios, protocolos, registros, libros, índices, o, cualquier otro documento que por ley deban llevar Notarios y Conservadores en el cumplimiento de sus funciones.

El portal será externalizado y su financiamiento según el proyecto de ley se solventará sobre la base de un porcentaje de las tarifas que cobran notarios y conservadores, las cuales se regulan en el proyecto de ley, el cual adicionalmente regula la forma en como se accede a ser notario y conservador, las condiciones para mantenerse en el cargo y durante cuanto tiempo se puede ejercer.

Tal como lo he señalado antes este es un muy buen ejemplo de servicios compartidos y una iniciativa como está, puede generar un impacto en el desarrollo digital de nuestra país extremadamente significativo, digitalizando un sector que se encuentra muy atrasado sino el que más dentro del Estado.  Además se producirán un cantidad muy importante de externalidades positivas, siendo este un ejemplo muy claro de modernizaciones centradas en el ciudadano, esto es, desde la demanda y no desde la oferta (citizen-centric).  Algunas de los beneficios que plantea un proyecto como este son:

• Repositorio de datos: Se concentran todos los datos en forma digital en único repositorio con validez legal.  Esto permite múltiples copias en forma simple, su acceso centralizado disminuyendo los errores
• Documentos Electrónicos: se incentiva el uso de documentos electrónicos (instrumentos públicos electrónicos), evitando fraudes, no repudiación y disminuyendo los costos de transacción.
• Modelo Interoperable: permite que tanto productores como consumidores de información accedan a un punto único de intercambio de datos, con los resguardos legales correspondientes.
• Online: Permite transacciones 24×7 y en forma remota, lo cual permite una reducción de costos muy significativa para sus usuarios.  El circuito puede ser totalmente electrónico

Es de esperar que proyectos como estos en los cuales se requieren de un buen apoyo político (el problema aquí no es técnico) y podamos de una vez por todas empezar a modernizar el sector

• Lo bueno: Al menos está en el radar de algunos líderes de opinión, lo que puede ayudar a promover el tema.

• Lo malo: No se ve una intencionalidad política a promover este tema, al menos en el corto plazo, se nos pasó el cuarto de hora cuando el conservador estaba en el ojo del huracán.

• Lo feo: Que la propiedad intelectual del aplicativo sea del Estado no le veo ningún sentido, se puede generar un producto que la empresa que se lo adjudique pueda comercializar en otros países (¿en qué afecta al Estado de Chile?).  Debiéramos copiar prácticas de otras latitudes, como en Singapur en el cual todos los desarrollos que privados hacen para el estado (que son muchos, de hecho privilegian el modelo de externalización por sobre desarrollos internos) quedan en manos de los desarrolladores (el Estado puede seguir utilizándolos y el privado los puede comercializar),  esto promueve el desarrollo de la industria tecnológica local.