Gestión Documental Digital, un gran desafío!

En la medida que las organizaciones públicas mueven sus procesos de negocios desde el mundo papel, al soporte digital, esto plantea desafíos en los cuales mi impresión es que estamos bastante atrasados.  Me refiero fundamentalmente a la gestión documental digital, usando plataformas del tipo DMS (Document Management Systems), cuando se comparan el mundo del soporte papel y el digital, existen bastante problemas que abordar, ya en el 2014 mencionaba algunas de las barreras en el proceso de adopción.

 

La discusión sobre que es un documento digital viene desde hace ya tiempo, como lo muestra este paper de 1998 de Michael Buckland, la Universidad de California (Berkeley).  Lo cual también plantea algunas cosas que deben analizarse a la hora de homologar el mundo digital al de papel.

 

Desde un punto de vista de la eficiencia del Estado, esto tiene impactos bastante significativos, hace algún tiempo la compañía Software Advice realizó un estudio comparando en términos de gestión y esfuerzo entre organizaciones que basaban su gestión en papel y las que lo hacían digitalmente, encontró algunas diferencias relevantes. Algunas de las principales conclusiones son:

 

• El personal de organizaciones tradicionales, gasta en promedio 6 horas por semana en la búsqueda de documentos en papel, mientras que en el caso de organizaciones basadas en soporte digital estas búsquedas eran casi instantáneas.

• Los trabajadores de instituciones tradicionales gastan 8 horas por semana generando documentos y reportes a partir de documentos en papel, mientras que organizaciones que utilizan sistemas DMS lo resuelven en forma bastante más eficiente.

• Las organizaciones que han migrado a modelos de trabajo en soporte digital, los principales documentos que aún se mantienen en papel son: contratos, documentos legales, notas a otros empleados.

 

La empresa halFile muestra otros resultados asociados a los costos de la gestión de documentos en papel, los cuales son bastante significativos en términos de la gestión de estos y su almacenamiento.

 

Otro elemento que nos plantean las prácticas basadas en soporte papel, es que nos encontramos con documentos que tienen múltiples anotaciones y marcas, realizadas en forma manual (sellos de agua, timbres, fechas, firmas y anotaciones al margen), esta práctica tan arraigada y que forma parte del quehacer de los Estados, plantea desafíos importantes a la hora de llevarlos al soporte digital, entendiendo por documentos digitales, aquellos en los cuales todo su ciclo de vida es digital.

 

 

La gestión documental electrónica, debe permitir emular los procesos y flujos de trabajo que los documentos siguen en una organización: creación, aprobación, emisión hasta el archivado histórico, todo esto con la certeza jurídica y trazabilidad que los actos administrativos requieren.  Pero también implica pensar fuera de la caja a la hora de implementar este tipo de soluciones, y hacerse preguntas tales como:

 

• ¿Qué actividades de un determinado flujo agregan valor?
• ¿Se requiere del uso de firma electrónica simple o avanzada? ¿En qué etapas del circuito?
• ¿Cómo se garantiza darle trazablidad y certeza jurídica del proceso?
• ¿Cómo se garantiza que los documentos digitales se puedan acceder después de años y con múltiples cambios de tecnología de por medio?

 

Una plataforma de gestión documental debe dar cuenta del ciclo de vida de los documentos

 

 

 

Cuando pensamos en plataforma de gestión documental, sean estas desarrolladas a la medida o basadas en productos envasados, deben considerar al menos la siguiente cobertura funcional.

 

• Captura: todo sistema de gestión documental debe contar con un proceso de captura de los documentos, sea esto por diferentes vías (canales), formularios on-line, interoperabilidad con otros sistemas, carga batch y el ingreso por parte de usuarios del mismo. Una plataforma de este tipo debe permitir la carga y gestión de documentos de diversos orígenes y en algunos casos incluso cuando esos documentos no han sido creados en soporte digital.

 

• Procesamiento documental, la capacidad de crear documentos usando editores embebidos, plantillas base y la interoperabilidad con procesadores de textos y otras herramientas del mundo de la ofimática. Poder compartir por diferentes medios y canales y generar documentos en forma colectiva, lo cual es bastante común en muchas reparticiones públicas.  Esta funcionalidad debe además permitir establecer modelos de jerarquía documental (expediente, documento padre, documentos hijos, anexos, etc.)

 

• Clasificación, la plataforma debe permitir la clasificación en base a diferentes atributos, etiquetas, categorías y mecanismos que permitan su agrupación, la cual además debería permitir más de un criterio de clasificación. En esta área se hace relevante la gestión de taxonomías y metadata de los documentos.

 

• Búsqueda y recuperación, todo sistema DMS debe permitir la búsqueda de documentos por diferentes criterios, así como mecanismos de recuperación en forma simple tanto en forma estructurada como no estructurada.

 

• Gestión de versiones, la plataforma debe contar con la capacidad de gestionar versiones de los documentos y su evolución en el tiempo, así como establecer mecanismos de trazabilidad de los documentos.

 

• Flujos de trabajo, si bien no se trata de un sistema de flujos de trabajo, debe contar con herramientas y con funcionalidades al menos en forma incipiente de establecer flujos de trabajo con los documentos y como estos circulan por la organización.

 

• Múltiples formatos, todo sistema de gestión documental debe permitir el trabajo con documentos en múltiples formatos y estándares (xml, html, csv, txt, pdf, …), al menos aquellos que son más utilizados. Por otra parte en algunas áreas se requiere de poder procesar data adjunta que no es precisamente del tipo documental, por ejemplo: imágenes, multimedia, sonidos y otros.

 

• Seguridad, la plataforma debe contar con mecanismos de seguridad de la data, pero además con mecanismos para garantizar la trazabilidad documental y el firmado de los mismos, en diferentes modalidades.

 

• Archivo, debe contar con mecanismos de archiving de la historia y esquemas de categorización y archivado. En este ámbito existen posiciones encontradas y hay que tener presentes los pros y contras del soporte digital

 

Las funcionalidades anteriormente señaladas son sólo algunas de las características que se esperan de un sistema de gestión documental.  Hoy en día existen múltiples plataformas de gestión documental, algunas de ellas de carácter genérico y otras pensadas para áreas específicas (justicia, notarial, salud, otros).

Lo que llama la atención de que en muchas partes en la región están mirando este tema con un enfoque muy local, y sin definir al menos estándares mínimos que cualquiera de estas plataformas deben cumplir, ya que la problemática a resolver en muchas administraciones públicas es muy similar.  Es de esperar que no inventemos el hilo negro cada vez.