Gestión Documental, gran deuda de modernización!

Hace unos días tuve la oportunidad de asistir a la presentación de un trabajo mandatado por el Ministerio de Hacienda, en el contexto del proceso de modernización que está llevando a cabo, el trabajo correspondiente a un diagnóstico sobre gestión documental en el Estado de Chile, la verdad es luego de ver la presentación, queda claro que nuestro estado del arte es bastante precario.  Tenemos un atraso de varias décadas, según Victoria Hurtado de la empresa Microsystem, quien lideró el estudio, nuestro país está francamente atrasado, como lo muestra nuestro marco jurídico.

Fuente: Estudio Diagnóstico Gestión Documental – Microsystem

Ahora bien, iniciar un proceso de modernización de la gestión documental del Estado es un proceso a mi modo de ver fundamental, ya lo había analizado desde la perspectiva de sus beneficios y del ciclo de vida de la información.  Varios países de la región han iniciado el proceso de modernización en esta área, probablemente el caso más avanzado en esto, es el proyecto de expediente digital de Uruguay.

Un proceso de modernización en esta área, plantea a mi modo de ver cuatro grandes desafíos:

• Historia versus Futuro: Claramente hay que hacer una distinción de cómo se manejan los documentos existentes y que nacieron en papel, y aquellos documentos que tienen un nacimiento digital.  En el primer caso, hay que evaluar la factibilidad de digitalización y sus costos, así como beneficios ya que en algunos casos la relación costo-beneficio puede que no tenga sentido digitalizar, hay experiencias en la región, fundamentalmente en proceso de digitalización de fichas de registros civiles los cuales han sido procesos bastante poco exitosos y muy costosos.  A partir del momento cero, en el cual se inicia el modelo de gestión documental digital, el mayor desafío que para aquellos documentos que inician su vida en soporte digital, es lograr que todo el ciclo de vida de la información se mantenga con criterios y soporte digital.  Con ciclo de vida (como lo muestra la gráfica) nos referimos a todos los momentos y actuaciones que se tienen frente a dicha documentación, esto lo digo porque he visto casos en los cuales documentos que nacieron en soporte digital, en un momento se imprimen y luego se escanean para continúe el proceso, lo que hace perder todos los atributos originales.
  
  

Fuente: ILM – Universidad de California

• Procesos con soporte documental mixto: Incluso a partir del momento en que se adopte la gestión documental digital, existirán muchos casos en los cuales tendremos soportes mixtos, ya sea por restricciones del tipo de documentación involucrada o del tipo de usuario (grupo etario, acceso, otro), esto es, que una parte de la documentación es digital y una parte que no, por lo que tendremos que convivir con ambos soportes durante un buen rato. En este caso, la gestión de esos procesos con documentación mixta, mezclados con otros en que la totalidad de la documentación es digital, pone desafíos respecto de tareas y actividades de los procesos y que permitan la convivencia de ambos mundos.

• Categorización de la data: En el Estado residen una multiplicidad de tipología de documentos, desde archivos históricos, documentos de gestión, hasta documentos que se producen en el momento a partir de datos que residen en un base de datos, o un sistema de archivos de un producto de software en particular. Pensemos por un momento en múltiples tipos de certificados, los cuales básicamente son el reflejo de una base de datos en un documentos con un determinado formato y fraseo.  Por lo tanto un modelo de categorización es fundamental, ya que el tratamiento de cada tipología no necesariamente es equivalente.

• Obsolescencia Tecnológica: por último, la obsolescencia tecnológica , y con esto no sólo me refiero al soporte, esto es, el medio magnético (línea de tiempo de medios magnéticos ) en el cual se va a almacenar la información; han intentado rescatar los datos y documentos que tienen en esos antiguos disquetes de 5” y 3.5”, tema que ya he abordado antes en: Lo importante son los datos!, sino también respecto de los formatos y estándares utilizados (sistemas de archivos, formatos de archivos).  Hoy en día, gran cantidad de documentos se producen con formatos de productos comerciales (Office de Microsoft, PDF de Adobe, y muchos otros), incluso algunos tienen mecanismos de seguridad y no repudiación, basados en tecnologías que eventualmente podrían desaparecer.  Si hasta los estándares más estándares, dejan de estar de moda y aparecen otros, un buen ejemplo de ello es lo que está ocurriendo hoy en día entre XML y Json, y seguramente a futuro aparecerán otros.  Hay documentos que por su naturaleza deben tener una duración de muchos años (decenas), y por lo tanto se debe garantizar su factibilidad de acceso y uso en el futuro.

Estos cuatro desafíos, hacen cualquier decisión que quieran tomar las autoridades para iniciar un proceso de modernización en esta área, debe hacerse cuidadosamente y tomando en consideración estos elementos y muchos otros.