[Actualizado] Hubiera esperado más del Chilecompra
¿Habrán dimensionado adecuadamente el proyecto?
Hace unos días cerró la licitación Asesoría Experta y Apoyo Técnico para nueva plataforma de licitación en Mercado Público, cuyo objetivo era contratar una consultoría para que la Dirección de Compras Públicas cuente con el apoyo de un tercero experto para el diseño, elaboración e implementación de una nueva plataforma de licitaciones en el sistema Chilecompra (Mercado Público).
La plataforma actual ya tiene muchos años de operación, con múltiples cambios y mantenciones del software, es muy probable que a estas alturas se encuentre con un alto nivel de obsolescencia tecnológica, por lo tanto lo primero a decir que este proceso de actualización de la plataforma resulta muy necesario.
La consultoría solicitada debe considerar todas las componentes necesarias para lograr un adecuado proceso de externalización de una nueva plataforma de licitaciones, llegando hasta los términos de referencia de la misma.
Productos solicitados
Los productos solicitados para la consultoría corresponden a 7 informes, los cuales deben ser desarrollados a lo largo de un periodo de 4 meses de trabajo (de ese periodo y según lo señala el video explicativo el último mes será destinado para ajustes finales de los entregables), los productos específicos son:
- Formalización de procesos: Documento con la formalización y modelamiento de todos los procesos de negocios vinculados a las licitaciones públicas, para lo cual se deben basar en estudios e información provista por la DCCP. Para ello se deben incluir diagramas UML.
- Análisis de productos similares y/o complementarios: Se considera un análisis del mercado identificando productos similares, sus atributos técnicos, cobertura funcional, así como los costos de implementación.
- Definiciones de plataforma: Evaluación de la plataforma necesaria para la puesta en marcha de una nueva solución, desde un punto de vista de la arquitectura técnica requerida.
- Definición de la estrategia de implementación: Definir y recomendar la estrategia de implementación del proyecto, la cual debe ser documentada
- Plan de migración de datos legados: Se espera que la consultoría solicita un plan de migración de datos de la información contenida en la plataforma actual a la nueva, sin dar mayores detalles del volumen y calidad de los datos.
- Planificación de la ejecución: Planificación del proyecto con sus múltiples componentes (etapas del proyecto, con sus respectivas fechas y plazos, hitos o entregables, diseño del equipo de proyecto, productos/entregables, integraciones requeridas, consideraciones de infraestructura, plataforma y seguridad, costo total del proyecto)
- Bases y especificaciones técnicas: Documento que contenga las bases y especificaciones técnicas para poder salir al mercado en un proceso de licitación pública de la nueva plataforma, el documento debe contener las especificaciones técnicas requeridas para cada etapa, proceso, tarea o actividad (se solicitan tantas bases como estrategias de externalización se definan).
Si bien se entregan como antecedentes algunos levantamientos de flujos realizados por otra consultora en el pasado, estos deben ser validados respecto de su completitud y vigencia al día de hoy, así como llevarlos a la notación y diagramación específica requerida por la Dirección de Compras para este proceso.
La licitación fija un presupuesto de $75.000.000 (setenta y cinco millones de pesos) y da un plazo de 4 meses para su desarrollo, ya se encuentra cerrada con 12 ofertas que van desde los 49 millones a los 74,5 millones de pesos, esto es, entre US$ 61.985 y US$94.268.
Lo que llama la atención
Hay algunas cosas que me llamaron la atención del proceso, en particular, lo relacionado con el dimensionamiento del proyecto, el hecho que haya recibido ofertas y el tiempo asignado para el desarrollo del proceso.
Dimensionamiento
En mi opinión un proyecto como el planteado y con los productos esperados por el mandante claramente está subestimado, basta hacer un ejercicio rápido para identificar el problema. Se deben lograr estos 7 productos en un periodo de 3 meses, ya que el último mes como lo plantea el video aclaratorio es para depurar los productos entregados. Mi estimación es que para el logro de los productos señalados en el tiempo establecido se necesita un equipo de al menos 4 personas destinada prácticamente full-time, si consideramos tarifas referenciales de Convenio Marco para este tipo de perfiles el monto total asciende a casi 119 millones de pesos, esto es aproximadamente 150.000 dólares.
Como una forma de validar la estimación, esta la realice por dos caminos, en primer lugar estimando horas-hombre necesarias, y como segundo método esfuerzo por producto y ponderando la dificultada de ejecución de los productos, por ambos caminos llegué a valores muy similares.
Estos valores distan bastante del presupuesto planteado inicialmente por la DCCP, alguien podría argumentar que muchos de los antecedentes entregados y/o por entregar van a reducir el esfuerzo, incluso en ese escenario, el proceso de diseño de una adecuada estrategia de externalización para un proyecto de esta envergadura requiere de una cantidad significativa de horas-hombre, es lo que me dicta mi experiencia de muchos procesos similares tanto en Chile como en varios países de la región en los que me ha tocado precisamente realizar este tipo de labores para organismos internacionales.
Aquí les dejo mis estimaciones en base a tres aproximaciones diferentes, como pueden ver los valores estimados distan bastante del presupuesto de referencia.
Y tienen ofertas
No es primera vez que vemos licitaciones que se encuentran subdimensionadas en términos de plazos y montos, pero lo que más cuesta entender es que reciban ofertas de los proveedores, la licitación recibió 12 ofertas con precios entre los 49 y 74,5 millones de pesos. En el pasado hubo un notable ejemplo asociado a la licencia médica electrónica y varios más que recibieron ofertas al igual que este. Siempre quedan las dudas en estos casos si los proveedores no evaluaron adecuadamente o bien están haciendo una apuesta riesgosa, me refiero a negociar una vez que se encuentren trabajando en el tema y puedan contar con más información para un adecuado dimensionamiento.
La verdad es que hubiera esperado mayor prolijidad por parte de Chilecompra en el diseño de esta consultoría, en particular dada la cantidad de años en que llevan trabajando en este tipo de procesos.
Tiempo asignado
Como indicábamos el tiempo asignado (3 meses) para la formulación y diseño de los procesos de licitación es muy restringido y no permite madurar adecuadamente el conocimiento en el proveedor, dado que para lograr que una plataforma logre operacionalizar una política pública de estas características, requiere de un proceso de conversaciones con los stakeholder del sistema. Por el tiempo involucrado da la impresión que lo que se quiere es «operacionalizar» lo que diga Chilecompra y punto.
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Más información
[Actualización] Situación al día de hoy
Después de un segundo intento, ya que la primera licitación realizada en agosto de este año (ID Licitación – 1131977-5-LP21), finalmente terminó declarada desierta, producto de que ninguno de los oferentes cumplió con requisitos establecidos, aquí el informe de evaluación.
Luego, la Dirección de Compras Públicas, decidió licitar nuevamente (ID Licitación: 1131977-16-LP21), manteniendo el mismo presupuesto por cierto. Hace unos días atrás, se adjudicó a la empresa WG Sistemas, por un monto de $49.000.000 de pesos (aquí el informe de evaluación), correspondiente a US$61.250 en dólares (utilizando la misma tasa de cambio que se usó en el análisis original).
El presupuesto original era de US$93.750 dólares el cual estaba un 25% por debajo de las estimaciones que realicé para este post, el valor ofertado estamos a la mitad del costo estimado.
Este análisis lo validé con varios expertos (nacionales e internacionales) en proyectos de similares características y coincidieron con mi apreciación, espero que en 3 meses más y después de $49.000.000 no estemos en el mismo punto.
No aprenden en el sistema público
Y van a obtener un problema y no una solución
Saludos
Muchas gracias por tu comentario, así es lo más probable es que se compren un problema
Alejandro
Hola Alejandro, pese a comparto tu apreciación acerca de Chilecompra, en este caso particular primero hay que pensar que lo que se solicita son sólo documentos que no necesariamente serán los cimientos para la construcción del software. El principal problema que tiene Chilecompra en la actualidad es que el software está tan obsoleto que la necesidad de innovación constante que lleva a generar evolutivos que afectan una y otra vez la plataforma actual, esto causa errores para todos los proveedores y organismos públicos en la actualidad. Por otro lado, es la inoperancia que tienen desde el área que solicita esto, así como también las comisiones evaluadoras que escogen a los proveedores, principalmente evaluados por precio, donde claramente llegan proveedores que lo único que quieren es adjudicar y luego se las arreglan para presentar algo semi decente. Es lamentable ver cómo gastan dinero cada año en tecnología, trabajando con lenguajes ya deprecados, sin un buen liderazgo y con una pésima gestión por el lado del área de proyectos.
Leí días atrás tu análisis y me generó gran preocupación. Luego de leer TODA la licitación puedo decir que redactaste sin siquiera leer todo el contenido de esta o peor aún, que no tuviste la intención o capacidad de entenderlos. Con esto me refiero particularmente a los inputs que tendrá la empresa adjudicada como los informes y diseños de UI/UX, informes de consultorías previas de procesos y arquitectura (As-is), entre otros.
Coincido sí en tus concerns con los plazos, a mi parecer le habría dado mínimo 5 meses, idealmente 6 (considera que la licitación anterior tenía 3 meses de plazo, es decir iteraron algo al respecto)
Sobre los precios me parece descabellado que asegures tan suelto de cuerpo que está bien pagar 120 millones por 4 meses de trabajo cuando estamos en periodo de ahorro fiscal dada la contingencia del Covid y los múltiples desfalcos de los que nos estamos haciendo cargo con billetera fiscal.
En resumen:
La apuesta de Chilecompra es bastante adecuada en cuanto a la frugalidad requerida por los tiempos que corren y destila que ha habido un trabajo sostenido para llegar a este punto con información adecuada para quienes realicen la consultoría solicitada.
Ta agradezco el comentario Cosme Fulanito, hubiera esperado que firmaras con un nombre real, respecto de tu afirmación: «Luego de leer TODA la licitación puedo decir que redactaste sin siquiera leer todo el contenido de esta o peor aún, que no tuviste la intención o capacidad de entenderlos» debo decirte que leí todos los antecedente que están en la licitación y no sólo tuve la intención, también los entendí.
Mi estimación validada con varios expertos nacionales e internacionales, en la cual razonablemente puedes no estar de acuerdo, no analizan el mérito de la contratación (si es razonable hacer o no una licitación), sino la relación entre productos exigidos y esfuerzo necesario para desarrollarlo, incluyendo el tiempo para comprensión del problema por parte de un tercero, la validación de los procesos.