Por lo que se puede ver, los procesos y las tecnologías de soporte de las notarías de nuestro país seguirán siendo DECIMONÓNICOS a pesar de las elocuentes palabras de sus dirigentes gremiales.
Desde hace ya bastante tiempo que estamos debatiendo para modernizar nuestro decimonónico sistema notarial, para ello se han presentado diversas iniciativas, incluyendo varios proyectos de ley.
Actualmente se encuentra en proceso de discusión en el senado el último de ellos, que ya lleva bastante tiempo, al parecer avanza pero lo que se pensaba iba ser una reforma fundamental al sistema está quedando en algo bastante deslavado.
Me tocó colaborar en dicho estudio, analizado los procesos y tecnologías y proponiendo mejoras en esa área. En el referido informe incluí varias recomendaciones. Producto de ello me ha tocado en varias oportunidades ir a presentar el referido análisis, tanto a la Cámara de Diputados como más recientemente a la Comisión de Constitución del Senado. Desde un punto de vista de los procesos estos debieran apuntar a:
Ventanilla y atención de público: utilización forma intensiva mecanismos tecnológicos y modelos de atención con menores niveles de presencialidad,
Fé pública: procesos de negocios vinculados a la fe pública, deben estar basados en evaluación documental, certificación y firmado electrónico y
Gestión Documental: finalmente los procesos de repositorio documental en todos ellos utilizando un uso más sofisticado de tecnologías de información.
Un tema central a mi modo de ver es lo precario de los servicios al día de hoy en términos de su diseño y más aún de su soporte tecnológico, a lo cual desde el gremio notarial han replicado que están en un fuerte proceso de modernización.
Quiero contradecir esa afirmación, a través de un ejemplo real y con el que me topé hace unos días, las notarías tienen el requisito (artículo 553 del código orgánico de tribunales) de que sean auditadas bimestralmente por un tercero, esto es, un ministro/a visitador/a evalúa diferentes aspectos de la operación de la notaría, tanto legales, organizacionales, como operacionales.
Estuve revisando el resultado de dicha auditoría de una notaría de la región metropolitana realizado este año (aquí el ejemplo señalado).
En la dimensión operacional de la auditoría, se evalúa específicamente la “organización y el funcionamiento de la notaría” a través de 5 preguntas que admiten como respuesta si o no, las preguntas son:
¿existe veracidad y correspondencia entre las anotaciones efectuadas en los distintos libros, índices y registros de la notaría?,
¿se exhibe al público la identidad del Ministro Vistador, del arancel y de la caja de pagos?,
¿Se tuvo a la vista contratos del personal de la Notaría, comprobantes de pago de remuneraciones, cotizaciones previsionales y de salud?
¿Existen bóvedas y/o cajas fuertes, con puertas antifuego para el debido resguardo y custodia de los documentos; como asimismo existen medidas de seguridad para el resguardo del establecimiento, cámaras y botones de pánico que advierte personas extrañas en horas fuera de servicio?
¿Y el lugar donde funciona el Oficio cuenta con la infraestructura que permite al Ministro de Fe ejercer el cargo con dignidad?
Como pueden ver, este análisis organizacional y funcional de una Notaría, está pensado para una organización de los años 60 pero no para el año 2024. No hay nada de gestión documental moderna, flujo documental, documentos y expedientes electrónicos, plataformas de servicio en línea, y un largo etcétera.
Nuestro estado, aprobó hace unos años, la ley de Transformación Digital, la cual pone como exigencia que todos los trámites sean digitales y que se incorpore el uso del expediente electrónico en los procesos de los servicios públicos entre otros.
Dado eso, es que uno esperaría que la auditoría exigida a los notarios incorporara al menos algunos de estos elementos en su evaluación.
Por lo que se puede ver, los procesos y las tecnologías de soporte de las notarías de nuestro país seguirán siendo DECIMONÓNICOS a pesar de las elocuentes palabras de sus dirigentes gremiales.
*Artículo original aparecido en el medio El Mostrador
