Proyecto SIAF: Algunas ideas para dimensionarlo

Cuando se diseña un proyecto de Gestión Financiera Pública (SIAF) es mejor basarse en la evidencia, antes que sostener a rajatabla mis creencias

Un área en la que los organismos multilaterales (Banco Mundial y Banco Interamericano de Desarrollo entre otros) vienen acompañando el desarrollo digital de los países, me refiero a la Gestión Financiera del Estado, potenciándola con el apoyo de plataformas de gestión y automatización, conocidos como SIAF (Sistemas Integrados de Administración Financiera) o FMIS (Financial Management Information Systems) por sus siglas en inglés.

Este tipo de sistemas busca dotar al estado de plataformas de registro, transaccionalidad, almacenamiento, analítica y  gestión de la Administración Financiara Pública, un desafío relevante a la hora de modernizar la gestión del estado.

Base de Información

Tanto el Banco Mundial, como el BID vienen apoyando a los países de la región en estos procesos desde hace ya tiempo.  Una buena fuente de información es la base de información que los especialistas del Banco Mundial han desarrollado, con la información de más e 152 proyectos a nivel mundial (en 84 países) y 33 a nivel regional (financiados por el Banco Mundial), algunos en curso y la mayoría finalizados, recopilación que ya tiene varios años de existencia, su primera versión data del año 2010. En la siguiente gráfica se ve la evolución de estos proyectos a nivel mundial.

La base de datos de los proyectos, es una rica fuente de información a la hora de diseñar y dimensionar.  Las preguntas más frecuentes que se plantean inicialmente por parte de los gestores públicos para este tipo de proyectos son al menos:

• ¿Qué estrategia de desarrollo a adoptar, desarrollo a la medida o implementación de un COTS?
• ¿De qué orden son los costos estimados de la solución?
• Para efectos de su implementación, ¿de cuánto tiempo se requiere? 

Veamos algunas conclusiones a partir de la base de datos desarrollada por el BM y mantenida a través de la comunidad de prácticas FMIS que lidera el especialista de dicha institución Cem Dener. Para ello, nos centraremos en los datos correspondientes a los proyectos desarrollados en la región de América Latina, dado que en general existen bastantes similitudes en términos de contexto. En la gráfica siguiente se muestran los proyectos desarrollados a nivel mundial (los que tienen una estrella, corresponden a proyectos activos en la actualidad)

Desarrollo a la medida o implementación de un COTS

Hace algunos años, realicé un análisis para el BID respecto de los costos asociados dependiendo de la estrategia a adoptar (desarrollo a la medida o implementación de COTS) que pueden consultar en este mismo espacio. 

En los últimos años hemos visto una marcada tendencia hacia la compra de soluciones envasadas denominadas COTS por sus siglas en inglés (Commercial Off-The-Shelf).  De hecho los últimos proyectos implementados y actualmente en curso están todos basados en soluciones COTS, cambio muy relevante, ya que hasta hace unos 10 años la tendencia era el desarrollo a la medida, no sólo a nivel regional sino mundial.

Hoy por hoy, el desarrollo que han tenido los diferentes COTS en sus versiones GRP (variación especializada de los ERPs para el sector público), producto de la experiencia acumulada de sus implementaciones y las mejoras que esos productos han tenido (cuyo origen fue fundamentalmente el mundo privado); hoy cuentan con una cobertura funcional para el sector público muy amplia, cubriendo por completo el ciclo de las finanzas públicas, e incorporando buenas prácticas asociadas a ello.

Tiempos de implementación

Desde un punto de vista del esfuerzo, hoy existe suficiente información para poder estimar adecuadamente el esfuerzo necesario, en particular los tiempos requeridos para la implementación de una solución de este tipo.  Al revisar la historia de los 33 proyectos ya implementados en la región, ya que los que están en curso NO sabemos cuanto realmente se van a demorar y costar, que van desde fines de los años 90 hasta la fecha, muestran las siguientes métricas en términos de tiempo:

Es relevante tener en cuenta estas métricas, la duración promedio es de casi 8 años, incluso si consideramos todos los proyectos de la base de información la duración se reduce, pero llega a algo más de 6 años. Este análisis permite tener información actualizada de este tipo de proyectos, y derribar el mito habitual de “yo lo voy a hacer más rápido”.  Esta discusión la he tenido con muchas autoridades de la región, en mi experiencia como consultor para el diseño de estos proyectos, me ha tocado en los últimos años apoyar varios procesos de diseño, tanto para el BM como el BID y siempre la discusión con las respectivas autoridades es que “nosotros nos vamos a demorar menos”, lo cual habitualmente se desmiente con la cruda realidad.

Otra componente que no se incorpora es la desviación promedio que este tipo de proyectos tiene respecto de su estimación original, la cual fluctúa entre 20% y un 35% adicional del tiempo original estimado y en algunos caos llega al doble del tiempo original, es poco frecuente ver diseños que contemplen un colchón de contingencia.

Costos de implementación

Otro ámbito de análisis, es el de los costos involucrados en estos procesos, cabe señalar que los costos que presenta el análisis del Banco Mundial no incluyen algunos costos internos de las organizaciones, por lo que los valores corresponden a cotas inferiores, ya que en muchas ocasiones esos costos no se incluyen por tratarse de costos hundidos de las organizaciones públicas.

 

De los costos analizados en términos promedios el 40% corresponde a costos vinculados a TI y el resto a otras actividades.

Conclusión

Estos datos permiten tener un buen proxy basado en la historia de muchos proyectos 152 a nivel mundial 33 a nivel regional. Por lo tanto, para realizar un proyecto de implementación de un Sistema de Administración Financiera (SIAF) a nivel del gobierno central en la región, estamos hablando de un proyecto de:

Aproximadamente 7 años de duración,

y unos 25 millones de dólares como costo directo de implementación

Por cierto esto son promedios y los números pueden cambiar dependiendo del tipo de solución que se va a adoptar (desarrollo a la medida versus COTS), modalidad de operación (on premise versus SaaS) o cobertura (solo gobierno central versus todas las instituciones públicas), pero estas cifras al menos dan algo de contexto y comportamiento histórico de proyectos SIAF terminados en la región.

Foto de Hanna Morris en Unsplash