Proyectos TIC en el Sector Público
Algunas cifras
El estado chileno según un estudio desarrollado por la Dirección de Presupuestos con cifras presupuestarias del año 2003, gasta en tecnologías de información y comunicaciones (TIC) aproximadamente 205 millones de dólares anuales, lo cual representa un 2.3% del gasto total del estado y aproximadamente 0.2% del PIB. Lo cual si bien es un buen porcentaje comparado con el gasto promedio en TIC a nivel nacional correspondiente al 1.66% de la facturación, está muy por debajo del gasto en tecnologías de información en otras latitudes como en el caso del Reino Unido donde llega al 1% del PIB. Según el mismo informe se demuestra que el gasto se concentra mayoritariamente en el ítem servicios computacionales.
¿Qué ocurre con los proyectos?
Las cifras respecto del desarrollo y comportamiento de proyectos TIC existentes no son muy alentadoras, según estudios realizados por Standish Group en USA y la Universidad de Oxford en el Reino Unido, sólo el 16% de los proyectos TIC son exitosos (se considera exitoso, proyectos que han terminado utilizando los recursos y tiempos inicialmente planificados). Si el análisis se restringe sólo a proyectos de desarrollo de software esta cifra baja al 1%.
Otro elemento interesante de destacar de dicho estudio es que tanto el sector privado como público mantienen tasas de éxito equivalentes.
Estructura de Proyecto
El ciclo de vida de un proyecto podemos identificar básicamente tres grandes fases, diseño, ejecución y operación. Los factores de riesgo los podemos visualizar en un espacio tridimensional en el cual los ejes son: tamaño del proyecto, calidad de la definición de los requerimientos y nivel de conocimiento de la tecnología necesaria. En la medida que al momento del diseño del proyecto pueda situar mi proyecto en dicho espacio, esto me va a dar ciertas luces del riesgo asociado.
Características de Proyectos TIC en el Estado
Los proyectos TIC tienen singularidades propias dentro del sector público, las cuales deben ser atendidas y analizadas al momento del diseño y análisis del mismo. Estas se pueden segmentar en tres áreas:
Gobierno:
- Los gastos en el estado tienen el escrutinio público (accountability)
- Con mucha frecuencia se promocionan proyectos antes de su puesta en marcha, lo que pone una presión excesiva para su término
- El ámbito público tiene un marco jurídico y regulatorio bastante rígido. El derecho público regula lo que se puede hacer (sólo lo que está dicho)
- En muchos proyectos se requiere de coordinaciones interinstituciones lo que complejiza los proyectos.
Tecnológicos:
- La velocidad del cambio tecnológico es extremadamente acelerada, lo que no está de acuerdo con las velocidades de cambio en el sector público.
- En general las soluciones tecnológicas en el estado están asociadas a grandes volúmenes transaccionales y de procesamiento, lo que plantea un gran desafío al momento de definir las arquitectura tecnológicas necesarias
- El nivel de desarrollo tecnológico dentro del estado es muy heterogéneo, lo que hace muy complejo definir soluciones de carácter global.
Gestión:
- Se requieren habilidades de gestión y administración de proyectos tecnológicos complejos
- Los contratos son de alta complejidad, tanto en su diseño, como en su posterior administración.
- Existe una pobre administración de proveedores, ya sea por desconocimiento y/o por restricciones reglamentarias
Causas de Fracasos de Proyectos TIC
Entre las principales causas de fracasos de los proyectos tecnológicos puedo mencionar:
- Falta de vínculo entre el proyecto y las prioridades estratégicas de la institución
- Falta de habilidades de gestión de proyectos y administración del riesgo
- Falta de liderazgo y ownership del proyecto
- Poco conocimiento de la industria TI local y de lo que realmente puede proveer.
- Presupuestos mal definidos
- Evaluación de propuestas con mirada de corto plazo sustentado en oferta económico y no en valor del gasto
- Pocas iniciativas para segmentar los proyectos en tamaños más manejables
- Arquitectura tecnológica mal definida
- Niveles de servicio (SLA’s) mal definidos y/o no administrados
Iniciativas de Mejora
Creo que el estado debe abordar iniciativas de mejora que apunten a reducir los riesgos asociados a los proyectos TIC, entre ellas puedo mencionar:
- Aumentar el esfuerzo en las etapas tempranas del proyecto (diseño) considerando todas las desafíos etapas
- Conformación de los equipos de trabajo con las competencias y habilidades requeridas
- Establecer owner de los proyectos complejos al más alto nivel de la institución
- Compartir experiencias (éxitos y fracasos) a nivel de ejecutivos TI del estado
- Establecer programas de certificación y competencias en gestión de proyectos tecnológicos
- Establecer centros de competencia que puedan servir de estamos referencia y apoyo
- Establecer relaciones adecuadas con proveedores
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Alejandro,
Me pareció muy bueno el artículo, repasa en general todas las causas de fracasos en el sector público.
Tengo un comentario relativo a uno de los problemas que mencionas: falta de “ownership”. En los variados proyectos que participé en el Sector Público surgió este tema en forma recurrente.
Para lograr el sentimiento de dueño, deben existir objetivos a lograr, y premios y castigos asociados a éstos.
En el Sector Público, tanto los ascensos, bonos, despidos, etc., son poco aplicables, si lo comparamos con el mundo privado. Asimismo, los objetivos muchas veces son difusos, poco medibles, tranformándolos en una declaración de intenciones…
En otros casos, los objetivos no son concordantes con la “agenda” del jerarca superior…
Una mejora que podría ser de utilidad en los proyectos TIC es que los objetivos del mismo sean públicos, y asociados a una institución y a un presupuesto. Esto permitiría una mayor transparencia y “accountability” de cada proyecto, lo que a su vez, aseguraría un “ownership” en el nivel jerárquico mayor de la organización.
JP Toma
Buenas,
Citas a Standish para establecer que los proyectos TI fracasan.
Aquí hay alguien que piensa distinto:
http://www.infoq.com/news/Standish-Chaos-Report-Questioned
El estudio de la Universidad de Oxford no está referenciado.
Creo que tu artículo es una buena caracterización de los problemas de proyectos TI en el sector público. Aunque ninguna me pareció singular al sector público (son más bien compartidas en el sector privado con distintos grados).
Saludos
Gonzalo,
Gracias por el comentario, voy a leer la referencia que me adjuntas, tomé ambos estudios por que son fuente bastante habitual de información y al menos son los estudios sobre una muestra de proyectos reales, no conozco de otros estudios en esta zona y que tengan cierto grado de representatividad (algo hizo Caper Jones en esta zona pero es demasiado antiguo).
Respecto de tu consulta tengo publicado en una actualización de ese artículo que se llama: Actualización: Proyectos TIC en el Sector Público (3/10/2006) en el hay una referencia a un paper donde aparece referenciado el documento de Oxford, en todo caso este paper está en : http://www.alejandrobarros.cl/proyectos_TIC_CEGOV.pdf
En ese mismo paper se plantea que los resultados al menos estadísticos son bastante similares en el sector público y privado. Pero en todo caso creo necesario recalcar algunas “particularidades” del sector público:
1) Ciclos presupuestarios bastante más rígidos que en el sector privado
2) Proceso de compra “normado” por ley
3) Estructura del estado si bien se ve como un todo homogeneo no lo es
4) Procesos que se requieren automatizar están asociadas a asociadas a grandes volúmenes transaccionales y de procesamiento, lo que plantea un gran desafío al momento de definir las arquitectura tecnológicas necesarias
5) Los gastos en el estado tienen el escrutinio público (accountability)
6) Con mucha frecuencia se promocionan proyectos antes de su puesta en marcha, lo que pone una presión excesiva para su término (tiempo políticos no coinciden con tiempos técnicos)
Con respecto al ownership yo agregaria una sutileza al respecto, yo diria que es ownership y manejo politico, con eso me refiero a que muchos proyectos que lleva el estado se ven enfrentados a varios embates politicos, ya sea porque en general mas de una institucion participa, o por lo menos opina “fuertemente” de lo que está realizando la otra institución, ya que afecta el trabajo que lleva día a día. Por lo que, segun mi experiencia, si el proyecto no esta en manos de una persona que ademas tenga habilidades políticas es complejo terminar a tiempo, ya que el proyecto cambia con cada “problema” que se genera en el transcurso del proyecto.
Hola muy buena la pagina me sirve muchisimo tu comentarios acerca de los tics ya que tengo ke realizar mi tesis sobre el tema de los tics en el sector publico si que me es de mucha ayuda si tubieras material adicional de los tics me puedes enviar a mi correo te lo agradeceria muxisimoo…
de ante mano muchas gracias.
Katherine Parra U.
Quiero felicitarlos por la informacion contenida en esta pagina de excelente calidad , es de mucha ayuda para nosotros como profesores , nos compromete de manera i responsable para actualizarnos aunque todavia existen profesores estructurados mecanicastamente que nos critican por utilizar las tic´s ,espero seguir en contacto nuevamete los felicito y gracias por todo