Qué falta para que se masifique el Documento Electrónico?

Hace unos días tuve una experiencia asociada a los paradigmas del uso del papel en el sector público:

envié una carta con firma electrónica avanzada, la carta fue cuestionada porque el timestamp de la firma no coincidía con la fecha puesta en la carta, lo cual finalmente me obligó a imprimirla, firnarla y enviarla por courrier.

Esto me llevó a reflexionar sobre el tema y  escribir este post, en el cual expreso algunas ideas respecto del poco avance en esta materia.

Muchos países de la región, han desarrollado marcos regulatorios y legales respecto de los documentos electrónicos y su validez, los que en muchos casos van de la mano con la regulación de la firma electrónica, la que en última instancia es la que homologa la firma holográfica a la firma digital, entregando el sustento y certeza jurídica a los documentos electrónicos.

Pero todos estos avances en materia jurídica de los países, poco y nada se ha visto reflejado en la adopción, al menos en forma masiva del documento electrónico por parte de la administración del estado.  Son muchos los procesos en las administraciones públicas en las cuales, la adopción del documento electrónico es escasa.  En algunos casos el documento parte como electrónico, pero al momento de darle certeza jurídica, se imprime y se firma, luego se escanea y se reinyecta en el flujo.

¿Por qué este proceso de adopción ha sido tan arduo y lento?

Me atrevo a esbozar algunas ideas al respecto:

• Seguridad, existe la convicción en las administraciones pública, particularmente en sus áreas de auditoría y jurídicas, que los documentos en papel son más seguros que aquellos en soporte digital.  Pero no se dan cuenta de la fragilidad de estos, por ejemplo: yo puedo tener un documento firmado  en la última hoja y cambiar una hoja del medio sin que nadie lo note, esto no se puede hacer con un documento firmado electrónicamente.
• Tiempos y formas, no se por que está instalado la idea de que la temporalidad se maneja mejor en el mundo papel, por ejemplo se asocia que la temporalidad de la firma de un documento y su generación es la misma, siendo que no hay como validar eso, ya que la firma holográfica no tiene timestamp.  Es decir, yo puedo imprimir un documento y firmarlo varios días después, de hecho así ocurre en la mayoría de los casos.  Muchas veces se le exige a los documentos electrónicos que la fecha de creación coincida con el timestamp de la firma, un argumento absurdo si lo contrastamos con lo que ocurre en el mundo papel.
• Tecnología, en muchos países de la región se exigen tecnologías de firmado que tienen sesgo a ciertas plataformas, por ejemplo: esto ocurre con algunos de los dispositivos donde se almacenan los certificados (tokens y smartcards) que no operan bien, o son muy restrictivos para ciertos ambientes operativos.  Los desafío a firmar con ciertos tokens o smartcard en ambientes Mac OSX o Linux.
• Usabilidad, los procesos de gestión de documento electrónico, y en particular de firmado son poco usables, con muchas siglas y vericuetos tecnológicos que les resultan complejos a usuarios finales.  Esto, es aun más grave en el mundo móvil, en el cual lisa y llanamente no interactúan con estos dispositivos.
• Logístico, la gestión de certificados digitales incorpora una complejidad adicional en la interacción con el usuario final, ya que ya no sólo debe relacionarse a través de un browser, sino que además existen otras componentes en el medio (software, dispositivos, certificados) que deben ser administrados, por ejemplo: administración del ciclo de vida del certificado.

Si bien, todos estos elementos atentan contra la masificación del uso del documento electrónico, las más relevantes a mi modo de ver so aquellas que dicen relación con el cambio de paradigma:

• Pedir más seguridad al mundo electrónico, que lo que actualmente tiene el mundo papel.
• Tratar de emular prácticas, sin adaptar, en papel al soporte digital, conceptos tales como original y copias, almacenamiento, firmados y otros.
• Confundir digitalización de documentos con documentos digitales (todo el ciclo de vida es digital).
• Exigir firmado robusto (firma electrónica avanzada) más allá de lo razonable
• No contar con un modelo de firmado cuyas exigencias están en función de los riesgos del proceso.

Todo esto lleva a que aumentemos las barreras de entrada del documento electrónico.

Es de esperar que más temprano que tarde, el circuito de documento electrónico de punta a punta se masifique en las administraciones públicas de la región, con su consecuente beneficio en términos de modernización de la gestión pública.

 Imagen: http://leydefirmasdigitales.blogspot.com/