Registro Civil, digitalizando la burocracia?

Los sistemas de registro civil tienen como función primordial, ser los custodios de múltiples registros asociados a la población y sus actuaciones en el ámbito civil.  Desde registros de nacimiento y defunciones, pasando por registros de matrimonio.  Incluso algunos como el caso chileno mantiene otros registros, como son: vehículos motorizados y otros de muy diversa clase.

Los procesos modernizadores, han llevado a muchas de estas instituciones a pensar en formas en la cuales pueden dar un mejor servicio a la ciudadanía, siempre asociado a cómo hacer más eficiente lo que hoy hacen, es decir, digitalizar los procesos actuales, ello conlleva algunas interrogantes que dichos servicios tienen a la hora de emprender esos procesos.

Certificados, la lógica del papel!

Cuando se trata de pasar de los certificados en papel, de los cuales estas instituciones públicas emiten muchos, desde su lógica de papel hacia lo digital, se plantean algunas interrogantes que dan cuenta de ese paradigma papel tan instalado.  Veamos algunas de las interrogantes con las que me he encontrado en varias de estas instituciones en la región y cuya respuesta, al menos en mi opinión, no siempre es del agrado de dichas instituciones.

1)   ¿Cómo hago para asegurarme que una persona que obtiene un certificado por la web no lo va a imprimir varias veces y usar en múltiples trámites? esta pregunta surge desde la forma de operar actual, ya que las personas solicitan tantos certificados como requirentes se los han solicitado.  Al moverse a la web, la distinción entre original y copia desaparece, lo cual genera incentivos para hacer varias “copias” pagando una sola vez, con el consecuente impacto en los ingresos de dicha institución.  Los ingresos por concepto de certificados en los registros civiles es muy significativo, y por lo tanto no siempre hay incentivos a digitalizarlos, más aún, con uno puede sacar varias copias.  Ante esto, muchas instituciones incorporan barreras como por ejemplo: que al momento de solicitarlo se indique el propósito de uso y ello quede plasmado en el documento.  Lo cual, lo único que hace a la larga es aumentar las barreras para su adopción.

2)   ¿Cómo garatizo autenticidad? en muchos casos se utilizan múltiples mecanismos de seguridad en los certificados en papel, por ejemplo: estampillas especiales, papel sellado, timbres de agua, varias firmas y otros.  Al momento de pasarse a la web, se pretenden emular soluciones parecidas, lo cual lo único que logra es complejizar el proceso de obtención.  Por otro lado siempre queda el problema de aceptación de un certificado impreso en la impresora de mi casa (impresora laser blanco y negro) respecto de los que se generan en las oficias del registro, con todos esos atributos que no puedo lograr con una impresión casera.  Ello puede implicar si es que no se realiza una campaña de adopción del certificado por parte de los organismos solicitantes que su aceptación sea baja.

3)   ¿Cómo cobro por el certificado en la web? es muy frecuente que el pago asociado a un certificado sea un monto bastante bajo, lo cual implica una complejidad en los medios online, ya que los medios de pago electrónico (tarjetas de crédito, transferencia electrónica y otros) están pensados para montos mayores, los modelos de micropago electrónicos se encuentran aún bastante poco desarrollados en la región.

Me parece que la forma de abordar esto, es con una mirada disruptiva y no tratando de digitalizar la burocracia como lo han emprendido muchas instituciones de registro, como ya hace un tiempo planteaba en el post  ¿Cómo eliminamos los certificados?

Creo que esa es la aproximación correcta, lo cual implica desafíos en las siguientes áreas

• Establecer mecanismos de seguridad adecuados, pero que no pongan barreras de adopción, la firma electrónica como pensarán muchos, no es la única opción.

• Abrir un espacio de conversación con el Ministerio de Finanzas/Hacienda para que los ingresos por concepto de certificados sean solventados por el erario público.

• Intensificar el proceso de interoperabilidad del registro civil con los entes demandantes de certificados, sea en forma directa o bien a través de modelos de interoperabilidad gubernamental, modelo ideal.  Lo que permite que el propósito final, que es acreditar algunos datos de una determinada persona se pueda realizar en forma directa y no sea el ciudadano el que subsidie las ineficiencias del Estado.

Seguir desarrollando proceso de digitalización de certificados con la lógica del proceso de certificados en papel, lo único que hace es enredar el proceso modernizador y ponerle trabas y NO resuelve el problema de fondo.