Smartsourcing, un nuevo enfoque para la externalización

Hoy en muchos sectores industriales se han desarrollado profundos procesos de externalización (outsourcing) y el concepto está presente en muchas planificaciones empresariales.

En el sector público los modelos PPP se han establecido como herramientas fundamentales en las iniciativas modernizadoras de cualquier estado.  La misma OECD lo plantea como uno de los ejes del desarrollo del gobierno electrónico.

Thomas Koulopoulos, en su libro Smartsourcing, que podríamos llamar externalización inteligente, plantea un modelo interesante para desarrollar el análisis de los procesos de negocios de la organización en forma rigurosa y a través de ello tomar decisiones de externalización y mejoramiento de los mismos.  El planteamiento central de Koulopoloulos es que la externalización debe ser uno de los motores de la innovación y el crecimiento.

El enfoque planteado cambia el modelo más simplista o reduccionista, esto es,  que la externalización debe ser mirada desde el prisma fundamentalmente de los costos, esto es, reducción de costos.  El modelo de análisis planteado define que los procesos de la organización deben agruparse en función de dos criterios, esto es, desempeño e importancia.

• Desempeño: Identificar como es el desempeño/comportamiento de mis procesos en términos de calidad, costos y tiempo.  Un buen benchmark pueden ser la buenas prácticas o bien el desempeño de mi competencia en el caso de productos/servicios competitivos

• Importancia: Identificar que tan cerca de mi «negocio» está un determinado proceso.  Recordemos que todos organización tiene procesos «core», fundamentales para el negocios  y otros que son de apoyo y/o soporte.

Dependiendo de en que cuadrante queda cada proceso es la decisión que voy a tomar para mejorar el desempeño global.

Cuadrante I: Optimizar

Se trata de procesos fundamentales parra la organización y que además tienen un buen desempeño, se debe monitorear su comportamiento y buscar optimizaciones en forma permanente.  Estos procesos deben mantenerse al interior de la organización.

Cuadrante II: Rediseño

Son proceso del núcleo del negocio, pero con un mal desempeño.  Se debe establecer un plan de rediseño con el objeto de llevarlos al cuadrante I.  Estos procesos deben seguir al interior de la organización

Cuadrante III: Outsourcing

Son procesos no esenciales para el negocio y que tienen un mal desempeño.  Para los procesos que se encuentran en este cuadrante es recomendable tomar la decisión de externalizarlos.  Mantenerlos al interior de la organización ne es del todo eficiente.

Cuadrante IV: Offshoring

Corresponden a proceso de apoyo (non-core) que se desarrollan en forma eficiente.  Al llevar estos procesos a modalidades de offshoring se puede mantener el desempeño reduciendo los costos de operación.

Si bien esto parece de toda lógica, el autor identifica un conjunto de dificultades que enfrentan las organizaciones para llevarlo adelante, incluso teniendo la decisión gerencial.

• Entender adecuadamente cuales son los procesos core (esto me recuerda la dificultad cuando se le pide a las personas realicen un levantamiento de las actividades críticas en su trabajo, resultan ser finalmente todas!)
• Indentificar los alcances y límites de cada procesos, las fronteras en general son difusas.
• En aquellas operaciones no externalizadas adoptar un enfoque de gestión basada en procesos (process-centric)
• Encontrar un socio adecuado para entregarle los procesos seleccionados.
• y finalmente establecer una relación de confianzas mutuas y transparencia, siendo esta una de las dificultades claves en la relación

Son pocas las ocasiones en que me ha tocado ver modelos de análisis robustos a la hora de modelar los niveles y áreas en las cuales se quieren abordar prácticas de externalización

Imagen: http://www.theoutsourcingcompany.com/blog/entrepreneurship/how-to-outsource-like-a-pro/