Teletrabajo: Nuevo paradigma producto de la pandemia

La nueva modalidad de trabajo producto de la pandemia, plantea grandes desafíos y oportunidades, para lograrlo hay que cuidar algunos aspectos!

Desde hace algunas semanas, en muchos países del mundo hemos tenido que adoptar la práctica del teletrabajo, en muchos casos en forma obligatoria, me gustaría compartir con ustedes algunas reflexiones en torno a esto.

Si bien esto del teletrabajo se viene analizando desde hace ya muchos años, y se ha incrementado significativamente su uso, sobretodo en cierto sectores de industria.   Su práctica en las últimas semanas es algo totalmente nuevo, ya que llegó para transformase en La modalidad.

Desde hace años que practico el teletrabajo, con mayor o menor intensidad, partí con esto hace 20 años, recuerdo incluso que en 1998 me hicieron una entrevista en un importante medio de comunicación escrito, en la entrevista junto a otros personas explicábamos esta práctica, éramos unos bichos muy raros en esa época, así partía ese artículo.

Un reciente estudio The 2020 State of Remote Work realizado por Buffer y AngelList muestra que el 98% quiere seguir con la modalidad de teletrabjo el resto de su carrera.

También la Escuela de Negocios del MIT (Sloan) realizó un análisis de los principales desafíos que representa el teletrabajo, y lo centra en tres áreas:

• Poco ancho de banda para el desarrollo adecuado de las actividades del teletrabajo,
• Aumento de la cantidad de reuniones innecesarias y,
• Pérdida de lo que llama intercambio pasivo de conocimientos que se da en el contacto presencial.

En todo caso hay que tener algunas consideraciones cuando se define Teletrabajo, aquí algunas ideas

Cómo se puede apreciar, el teletrabajo tiene múltiples dimensiones (legal, infraestructura, herramientas y prácticas), que hay que tener en cuenta, revisemos algunos elementos en cada una de ellas.

Marco Legal y Normativo

Muchos países no cuentan o bien tienen un marco regulatorio en esta materia bastante pobre, de hecho en mi país se venía discutiendo hace años el tema.  Pero en pocas semanas nos tuvimos que poner al día y establecer un conjunto de reglas legales para regular esta modalidad.  Si bien lo encuentro un muy buen primer paso, creo que las modificaciones legales se quedaron cortas.

En primer lugar porque da la impresión de que están concebidas desde el paradigma tradicional, es decir algo rígido y como si esto fuera un derivado de la modalidad actual y no una nueva forma.

El teletrabajo  no sólo es trabajo a distancia, en el espíritu debe tener mayores grados de flexibilidad y autonomía.  Al consultar a un par de expertos en la materia, me refiero a Tomas Soto, investigador del Centro de Sistemas Públicos, quien ha estudiado el tema hace ya un tiempo y Maximiliano Santa Cruz, ex Director de la Oficina de Propiedad Intelectual de Chile y que realizó un magnifico trabajo de introducir el teletrabajo en el sector público chileno, y que hoy se ha transformado en un referente en la materia, aquí pueden ver una nota técnica de esa experiencia.

Si bien ambos coinciden que es un gran avance, plantean algunas debilidades del nuevo marco legal, resumo algunas de sus dudas:

• ¿Qué características tendrán los cargos y funciones teletrabajables?
• La empresa debe capacitar a los trabajadores en medidas de seguridad y salud, pero es más bien pobre porque, primero, no se hace cargo de los accidentes laborales del teletrabajo (¿cuáles se asumirán como accidentes laborales y cuáles no?), además de no obligar otro tipo de capacitaciones como: gestión del tiempo, uso de las tecnologías de información, conciliación entre el trabajo y la familia, entre otros (salud es muy amplio para referirse a estas cosas).
• No me parece bien lo siguiente: “cualquiera de las partes podrá unilateralmente volver a las condiciones originalmente pactadas en el contrato de trabajo”, ya que es preferible que en todos los casos sea acordado por ambas partes.
• No le solicita a las instituciones/empresas evaluar el teletrabajo y con esto no se está haciendo cargo de que no todas las personas pueden teletrabajar.
• No hay incentivos al teletrabajo con el objeto de disminuir huella de carbono, descongestionar, salud (alimentación).
• ¿Qué ocurre con otras modalidades de contratación, esto es, honorarios o contrata?

Infraestructura recomendada 

Para el buen desarrollo de la modalidad de teletrabajo se recomiendan tres elementos centrales, i) espacio de trabajo dedicado a ello, si bien esto no les indispensable, pueden atentar a la concentración y productividad, ii) conectividad razonable (banda ancha de algunos metas) y iii) un dispositivo adecuado, no basta con un celular, más sobre esto en este post.

Hace unos días, la empresa de estudios de mercado Criteria en su estudio Agenda Ciudadana de marzo de este año,  mostró que para efectos del Teletrabajo, sólo el 36% de los encuestados contaba, con esos elementos, esto es, computador + espacio adecuado + conectividad, si bien hay dos de ellos indispensables, dispositivo y conectividad, los tres generan un mejor ambiente para tele-trabajar.

• Reuniones a distancia, para su desarrollo se debían seleccionar herramientas de video conferencia, entre las que podemos mencionar Zoom, Skype, Teams, Hangout, Webex y WhatsApp
• Coordinación de actividades y tareas, en este ámbito existen múltiples herramientas tales como calendarios compartidos, y gestores de actividades específicos, Trello, Slack y otros.
• Ofimática, para lo cual existen herramientas colaborativas tales como Office y Google Docs.
• Gestión de archivos, en este ámbito hay múltiples tareas desde la generación colectiva de documentos usando herramientas tales como Google Docs, hasta el almacenamiento compartidos (Dropbox, Google Drive, iCloud).

Herramientas Tecnológicas 

Desde un punto de vista de las herramientas tecnológicas necesarias para teletrabajar. Me refiero a reuniones, coordinación de actividades, gestión de tareas y actividades, gestión de archivos y documentos.

Si bien algunas de estas pueden ser utilizadas en su modalidad gratuita, es muy probable  que que una modalidad de teletrabajo más intensivo, requieran las versiones pagadas o “premium”, por lo tanto s debe evaluar su impacto económico.

Otro elemento a tener en consideración en el uso de estas herramientas es toma precauciones mínimas de seguridad (uso de claves robustas, actualización de las aplicaciones y redes con acceso restringido)

Cultura y buenas prácticas

Otro elemento que es fundamental a la hora de analizar las prácticas de teletrabajo son las vinculadas a la cultura y buenas prácticas, las que incluyen, horarios, protocolos, espacio, diseño de interacciones (reuniones a distancia) y aspectos de seguridad que deben ser abordados.  Algunas de las recomendaciones que hace expertos en el tema son:

• Contar con un espacio dedicado al teletrabajo
• Definir  horarios de inicio y término
• Establecer acuerdos básicos con la familia y otras personas en la casa
• Preocuparse del estado físico, hacer pausas durante el día
• Comunicar la modalidad a contrapartes (empresa, clientes, etc.)

Costos y Beneficios

Desde un punto de vista de los costos, asumiendo que se cuenta con un diseotivio razonable se deben considerar probablemente el costo asociado a ciertos elementos adicionales, que si bien no son obligatorios ten la medida que esta forma de trabajo se intensifique deban ser asumidos, la tabla siguiente muestra algunos costos de herramientas TI, recurrentes (mensuales), debo decir que algunos de ellos como la conectividad varia de país a país.

En lo que respecta a los beneficios existen múltiples estudios que muestran grandes ahorros para las empresas e instituciones en diferentes ámbitos (transporte, espacio físico, electricidad, ausentismo y productividad), llegando hasta los US$ 11.000 por año empleado, según estudio desarrollado en los Estados Unidos.  En el caso de Chile, calculando los costos hora-hombree y de transporte y realizando algunos supuestos los ahorros directos, estos llegan a aproximadamente US$ 400 mensuales.

Desde un punto de vista de las personas además se producen otros beneficios asociados a salud, calidad de vida, tiempo libre y costos de desplazamiento.

En las últimas semanas, hemos entrado de lleno al teletrabajo, si bien esto se venía desarrollado hace años, ahora se ha transformado en la práctica habitual, es de esperar que estos avances pavimenten el terreno para contar en forma definitiva con este nuevo modelo de trabajo.

Imagen: Foto de Edward Jenner en Pexels