Toma de Razón Electrónica, un gran avance!

Hace unos días escribía ¿Qué falta para que se masifique el documento electrónico? a propósito de una experiencia que tuve en torno al uso del documento electrónico por parte de la administración pública, pero hace unos días nos enteramos de una noticia que va en el sentido contrario, me refiero a la puesta en marcha de la nueva plataforma de tramitación electrónica para los actos administrativos en materia de personal de la Contraloría General de la República, denominado Siaper Toma de Razón Automática (Siaper-TRA), el cual permite la generación de actos administrativos electrónicos en materia de personal, y su tramitación y control de legalidad en línea, implicando un cambio sustancial en la la forma de trabajar de la administración pública chilena.

Los órganos de control en los Estados, y en particular la Contraloría General de la República son instituciones que en la región tienen grandes desafíos de modernización, sobre todo en lo que se refiere a la digitalización de sus procesos y la incorporación del documento electrónico a sus prácticas.

El Siaper-TRA, cuya entrada en vigencia será en Sentiembre, y al que hubo que modificar el marco legal vigente a través de la nueva ley 20.776 sobre Procedimiento de Toma de Razón y Registro Electrónico recientemente aprobada Ley 20.766 (pdf).

Este sistema que me toco conocer y apoyar en sus inicios (diseño inicial y apoyo en el proceso licitatorio para su desarrollo) y que en pocas semanas verá la luz, viene a modificar prácticas y el paradigma del papel en forma sustancial.  Algunos de sus efectos serán:

Reducción de tiempos en el procesamiento

La plataforma Siaper TRA transforma el actual proceso de estudio legalidad, el cual es realizado en soporte papel siendo íntegramente manual, en un proceso automático, en donde el sistema realizará la validación en línea del cumplimiento de los requisitos legales tanto generales como específicos. Con ello el proceso de toma de razón pasará de días a solo minutos, en la mayoría de los casos el resultado del acto administrativo será casi inmediato.  Recordemos que los procesos de tramitación de los documentos afectos a toma de razón tiene en promedio, según lo presentado en la última cuenta pública de dicho organismo, un tiempo de duración que supera los 30 días hábiles.

Reducción de costos

Actualmente en el proceso de tramitación de los actos de personal están involucradas aproximadamente 194 personas a nivel nacional. Las estimaciones del servicio estiman que  para lograr este el mismo servicio serán requeridas 40 personas, esto es aproximadamente 20% del personal actual.  Pudiendo reorientar el personal a actividades de mayor valor público.

Otro costo muy significativo es el ahorro en papel, hoy en día el estado de Chile gasta aproximadamente 51 toneladas de papel en este tipo de actos administrativos. A  su vez, muchos de los antecedentes que deben ser presentados junto a los documentos serán obtenidos automáticamente por la plataforma, lo que  simplificará de forma exponencial la forma de interactuar de los servicios con CGR.

Otros beneficios para Contraloría

La plena implementación de Siaper Toma de Razón Automática, permitirá a Contraloría reorientar las funciones del recurso humano institucional dedicado a la función de toma de razón, pasando el  80% de ellos a reforzar actividades de fiscalización.

Un beneficio adicional será contar con una base de información del personal del estado actualizada y disponible para el propio uso de Contraloría, sirviendo de insumo para sus labores de validación, fiscalización y auditorías, y entregar información a  otras organizaciones que la requieran para la realización de estudios y análisis, por ejemplo, para órganos encargados de diseñar políticas públicas para el personal de la Administración del Estado, que encontrarán en dicha base una importante herramienta.

Beneficios para los Servicios Públicos

La salida a producción de Siaper Toma de Razón Automática permitirá disminuir sustancialmente los tiempos de espera de los servicios públicos para conocer el resultado del estudio de legalidad de sus actos administrativos. En términos de recursos y tiempo, los servicios públicos ya no tendrán que entregar los actos y antecedentes de manera física en Contraloría, pudiendo adicionalmente ser notificados del resultado en forma electrónica.

Existirá una sola fuente de información en materias de personal confiable y en línea, pudiendo los Servicios Públicos acceder a reportes actualizados en tiempo real para conocer la situación de su personal

La capacidad de Siaper TRA de interoperar con otras bases de datos del Estado, obteniendo en línea información para validar los requisitos legales, le permitirá al Servicio disminuir la cantidad de antecedentes que deban acompañar el acto administrativo.

Beneficios para el Ciudadano

El sistema permite proveer a la ciudadanía de información rápida y confiable del personal del Estado, respondiendo así de mejor manera a sus necesidades y requerimientos.

Esta nueva forma de operar, garantiza una repuesta inmediata y oportuna respecto de la legalidad de los actos, lo que se traduce en mayor confianza por parte de la ciudadanía en el actuar de la administración.

Como se aprecia, su impacto es muy significativo, vayan mis felicitaciones a la Contraloría, y espero que esto sea el inicio del proceso de transformación a una Contraloría sin papeles.